DESCRIZIONE PROFILO
L’Operatore d’ufficio gestisce i flussi informativi di corrispondenza in entrata ed in uscita, la registrazione, protocollazione ed archiviazione di documenti di competenza, la redazione di testi amministrativi o commerciali.

ELEMENTI DI CONTESTO
Ambito di riferimento
Questo profilo professionale è presente in buona parte delle organizzazioni private o pubbliche, di piccole o di grandi dimensioni, e può assumere diverse denominazioni in funzione dei livelli di autonomia, responsabilità e qualificazione.

Collocazione organizzativa

Il contesto in cui opera l’Operatore d’ufficio è la funzione amministrativa dell'impresa. Può presidiare le attività connesse: al centralino telefonico, la redazione testi, la gestione dell’archivio e del protocollo, l’organizzazione delle riunioni e viaggi di lavoro; egli inoltre redige, modifica, memorizza e stampa testi, quali lettere, moduli, tabelle e documenti aziendali. In genere presiede anche la gestione dell’archivio documentale aziendale. Alcune delle funzioni sopra descritte possono essere affidate anche ad altri ruoli segretariali con denominazioni diverse: Addetto front office, Dattilografa, Addetto archivio, Centralinista, Addetto protocollo.

REFERENZIAZIONI

Livello EQF: 3 Classificazione Internazionale delle Professioni ISCO 4120 - Personale di segreteria (compiti generali)

Classificazione Nazionale delle Professioni ISTAT 4.1.1.1 - Addetti a funzioni di segreteria Classificazione Nazionale delle Attività economiche ATECO 821 - Attività di supporto per le funzioni d'ufficio

COMPETENZA

Gestire le comunicazioni in entrata ed uscita (posta e protocollo) Livello EQF: 3

Conoscenze

Funzionalità di word processing, posta elettronica, internet, fogli di calcolo

Principi di gestione della posta elettronica

Sistemi di archiviazione dati

Tecniche per il back up dei dati

ABILITA’

Applicare procedure di archiviazione

Applicare procedure di protocollazione documenti

Applicare procedure di registrazione documenti contabili

Applicare tecniche di predisposizione mailing list

Utilizzare lo scanner

Utilizzare modalità di smistamento della posta

Utilizzare software posta elettronica

Utilizzare stampanti professionali

Utilizzare strumentazione a supporto dell'attività d'ufficio

COMPETENZA

Redigere testi lettere commerciali Livello EQF: 3

Conoscenze

Elementi di amministrazione aziendale

Elementi di organizzazione aziendale

Lingua italiana

Norme redazionali della corrispondenza commerciale

ABILITA’

Applicare tecniche di scrittura di testi commerciali

Utilizzare software elaborazione testi

Utilizzare software gestione amministrativa

Utilizzare stampanti professionali

Utilizzare strumentazione a supporto dell'attività d'ufficio

COMPETENZA

Effettuare l'archiviazione di documenti Livello EQF: 3

Conoscenze

Elementi di diritto amministrativo

Normativa in materia di tutela della Privacy

ABILITA’

Applicare metodi di catalogazione

Applicare procedure di archiviazione

Applicare procedure di protocollazione documenti

Applicare tecniche di classificazione documentale

Applicare tecniche per l'organizzazione di archivi informatizzati

Utilizzare lo scanner

Utilizzare software archiviazione dati

COMPETENZA

Effettuare l'organizzazione di trasferte del personale Livello EQF: 3

Conoscenze

Nozioni sui titoli di viaggio

Procedure per la prenotazione di servizi di trasporto e soggiorno

ABILITA’

Applicare procedure di prenotazione servizi turistici

Utilizzare tecniche di comunicazione telefonica

Utilizzare sistemi di navigazione internet

Utilizzare software elaborazione testi

Utilizzare software foglio elettronico

Utilizzare software posta elettronica

Utilizzare strumenti di pianificazione delle attività

COMPETENZA

Organizzare riunioni di lavoro Livello EQF: 3

Conoscenze

Elementi di organizzazione aziendale

Principali prodotti di office automation

ABILITA’

Applicare tecniche di pianificazione delle attività

Applicare tecniche di predisposizione mailing list

Utilizzare sistemi di navigazione internet

Utilizzare software posta elettronica

Utilizzare strumentazione a supporto dell'attività d'uffici

DURATA 150 ORE